Por Cal Bianco – Consultor e Coach
Nos dias atuais, muitas vezes precisamos dar atenção a várias coisas ao mesmo tempo. Alguns dize ‘fazer várias coisas ao mesmo tempo’ o que, na verdade, esta sentença de ‘fazer várias coisas ao mesmo tempo’ não existe. O máximo que conseguimos fazer é ter um certo controle sobre as ações que precisamos fazer.
Por vários anos, eu sempre fiquei responsável por vários projetos que precisavam de atualizações constantes. Considerando que precisava viajar, visitando estes projetos em outras cidades e realizando treinamentos e palestras, me vi numa situação crítica que não conseguia ter uma visão completa do que estava acontecendo em cada um deles, ou ainda, quais ações eu havia recomendado para determinada situação. Claro, eu sempre fazia as anotações, mas na grande maioria das vezes, essas anotações não ajudavam muito pois não eram práticas.
Foi assim que criei uma planilha que chamo de Controle Organizacional. Com o tempo, fui fazendo os ajustes e implementando controles.
Atualmente esta planilha está na versão 7.0 e atende completamente minhas necessidades.
Deixe-me falar um pouco sobre ela. Ela foi desenvolvida inicialmente em Excel (na verdade tenho uma versão em .xls) mas agora ela está online em planilhas do Google. Ela não substitui uma agenda, e a ideia não é esta. Ela é divida em várias colunas onde estão descritos meus principais projetos ou atividades que estou envolvido, como exemplo: Reforma da casa; Estudos; Coaching; Sites que desenvolvo; Organizações que presto consultoria; Assuntos do Condomínio e por aí vai.
Ao lado de cada uma destas colunas tem outra onde posso colocar o status de cada uma das ações que atribui para cada um dos projetos.
Seguindo com mais um exemplo: Se na coluna ‘Estudos’ eu escrevi (nas linhas abaixo) período de provas ou fazer provas na próxima semana; na coluna ao lado, atribuo o status que são números de 1 a 5.
Estes números correspondem com as seguintes designações:
1 – URGENTE – Faça hoje – Cor vermelha
2 – ATENÇÃO – Faça nesta semana – Cor amarela
3 – IMPORTANTE – Faça na próxima semana – Cor verde
4 – CONCUÍDO / PAGO / FINALIZADO – Cinza
5 – ANOTAÇÕES – Laranja
Atribuindo um número destes a linha que está descrita a ação recebe uma cor específica. Por exemplo: Se atribuo o número 1 (em status) toda a linha (onde está a ação) recebe a cor vermelha e assim, sucessivamente.
Dessa forma, em uma única planilha tem total controle de todas as ações que designei para cada projeto. Desde que comecei a utilizar esta planilha não tive qualquer problema na gestão eficaz de cada um dos meus projetos.
Todos os meus Coachees recebem uma cópia desta planilha e orientações sobre sua utilização.
Ao longo dos anos ela tem mostrado ser a melhor ferramenta de alta performance para controle de projetos e ações.
Já testei outros sistemas e APPs, mas sem dúvidas, a planilha de Gestão Organizacional foi e, é a melhor opção de controle.